Facturation électronique

Spécial BTP & entreprises de rénovation

Un guide pratique pour comprendre la réforme, préparer vos logiciels, vos équipes et vos échanges avec vos clients et fournisseurs.

Sommaire

01  « On m’a demandé quelle plateforme j’avais choisie… et je n’ai pas su quoi répondre. »

02  « J’envoie déjà mes factures par e-mail… pourquoi faut-il encore changer ? »

03  « Lundi matin, je commande mes matériaux… Que va-t-il se passer demain ? »

04  « Je viens de terminer mon chantier… Comment vais-je désormais facturer mon client ? »

05  « Je possède déjà un logiciel de devis et de facturation… Vais-je devoir le remplacer ? »

06  Les 30 questions que nous posent le plus souvent nos clients

07  Vous n’êtes pas seul : comment ExpertManager vous accompagne de A à Z

Chapitre 1

« On m’a demandé quelle plateforme j’avais choisie… et je n’ai pas su quoi répondre. »

Une situation que vivent déjà de nombreux dirigeants

Lundi matin, 8 h 15.

Vous arrivez au bureau.

Votre téléphone sonne.

C’est l’un de vos fournisseurs.

Après quelques mots de courtoisie, il vous pose une question à laquelle vous ne vous attendiez pas.

« Bonjour Monsieur Dupont.

Nous préparons la mise en place de la facturation électronique.

Pouvez-vous nous indiquer la plateforme de facturation électronique que vous avez choisie ? »

Vous hésitez quelques secondes.

Vous n’avez encore rien décidé.

Vous ne savez même pas exactement ce qu’est une plateforme de facturation électronique.

Vous vous demandez alors :

Dois-je répondre tout de suite ?

Est-ce que je dois choisir la plateforme que me conseille mon fournisseur ?

Mon logiciel de devis est-il compatible ?

Vais-je devoir le remplacer ?

Mon expert-comptable utilise-t-il déjà une plateforme ?

Que se passera-t-il si je fais le mauvais choix ?

Si vous vous reconnaissez dans cette situation…

vous êtes exactement dans la même situation que des milliers de dirigeants d’entreprises du bâtiment aujourd’hui.

Une réforme qui suscite beaucoup de questions…

Depuis plusieurs mois, les entreprises reçoivent de nombreux appels ou e-mails concernant la facturation électronique.

Les sollicitations proviennent de différents interlocuteurs :

un fournisseur ;

un éditeur de logiciel ;

une banque ;

un prestataire informatique ;

parfois même plusieurs en même temps.

Chacun propose sa solution.

Chacun explique qu’il faut choisir rapidement une plateforme.

Et pourtant…

Ce n’est pas par là qu’il faut commencer.

La première erreur serait de choisir une plateforme

Lorsque l’on construit une maison, commence-t-on par choisir la couleur des murs ?

Bien sûr que non.

On commence par les fondations.

Pour la facturation électronique, c’est exactement la même chose.

La plateforme n’est pas le point de départ.

Elle est la conséquence d’une réflexion sur votre organisation.

Avant de parler informatique…

Parlons de votre entreprise.

Car c’est elle qui déterminera la meilleure solution.

Prenons deux entreprises de rénovation.

Toutes les deux réalisent :

des devis ;

des acomptes ;

des situations de travaux ;

des factures de solde.

Pourtant…

Leur fonctionnement est totalement différent.

Entreprise n°1

Monsieur Martin travaille seul.

Il réalise lui-même :

ses devis ;

ses factures ;

ses commandes fournisseurs.

Il utilise un logiciel installé sur son ordinateur portable.

Toutes ses factures fournisseurs arrivent sur sa boîte e-mail.

Lorsqu’il reçoit une facture, il la classe dans un dossier « Achats » avant de l’envoyer à son expert-comptable.

Entreprise n°2

La société Durand Rénovation compte huit salariés.

Une assistante prépare les devis.

Le conducteur de travaux valide les situations.

Le dirigeant contrôle les factures avant paiement.

Les documents sont classés par chantier dans une GED.

Le logiciel de gestion est hébergé dans le Cloud.

Le cabinet comptable récupère déjà certains documents de manière dématérialisée.

Même métier…

Deux organisations complètement différentes.

Ces deux entreprises exercent pourtant exactement la même activité.

Mais elles n’auront probablement pas la même organisation demain.

C’est pourquoi il n’existe pas de solution unique applicable à toutes les entreprises.

La bonne question n’est donc pas :

Quelle plateforme vais-je choisir ?

La bonne question est plutôt :

Comment fonctionne aujourd’hui mon entreprise ?

Car c’est cette réponse qui permettra de déterminer :

si votre logiciel peut être conservé ;

s’il peut communiquer avec une plateforme ;

s’il faut mettre en place une passerelle ;

ou s’il convient d’adopter une autre organisation.

Le rôle de votre expert-comptable évolue

Pendant longtemps, notre mission consistait essentiellement à établir votre comptabilité, vos déclarations fiscales et vos comptes annuels.

Demain, notre rôle ira plus loin.

Nous deviendrons également votre partenaire dans l’organisation de vos flux administratifs et numériques.

Notre mission ne sera donc pas de vous vendre une plateforme.

Notre mission sera de vous aider à construire l’organisation la plus simple, la plus efficace et la plus pérenne pour votre entreprise.

Notre engagement

Chez ExpertManager, nous avons fait un choix.

Nous ne souhaitons pas devenir les commerciaux d’un éditeur de logiciel.

Notre indépendance est une valeur essentielle de notre métier.

Nous analyserons votre organisation, vos outils et vos besoins avant de vous recommander une solution.

Aujourd’hui, il existe plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sur le marché.

Certaines répondent particulièrement bien aux besoins de nos clients et s’intègrent efficacement avec notre organisation.

Nos recommandations sont fondées sur cette analyse et pourront évoluer avec le marché et les besoins de votre entreprise.

Notre priorité restera toujours de vous conseiller la solution la plus adaptée.

Le conseil d’ExpertManager

Si un fournisseur, un éditeur de logiciel ou un prestataire informatique vous demande quelle plateforme vous avez choisie, ne répondez pas dans l’urgence.

Dites simplement :

« Mon expert-comptable réalise actuellement un diagnostic de notre organisation. Nous reviendrons vers vous dès que notre choix sera arrêté. »

Cette réponse vous évitera de prendre une décision trop rapide qui pourrait compliquer votre organisation dans les années à venir.

Dans le prochain chapitre…

Nous allons découvrir ensemble ce qu’est réellement une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), comment elle fonctionne et pourquoi elle n’est qu’un maillon de la chaîne de la facturation électronique.